Calea către inbox 0

...în cazul meu, a fost pavată de către David Alen cu a sa carte Getting Things Done (GTD).

Am cumpărat cartea în urmă cu aproximativ o lună, iar din copertă vă puteţi da probabil seama care este subiectul principal. Despre carte se pot scrie multe (şi probabil o voi face, în viitor), dar momentan vreau să mă opresc asupra unei singure probleme (şi rezolvarea dată de carte, bineînţeles): email-ul.

Nu primesc foarte multe email-uri într-o zi, dar majoritatea lor necesită o acţiune, fie că e vorba de un simplu răspuns, fie ceva mai complex. Până nu demult, ţineam toate mail-urile în Inbox (plus câteva directoare) şi nu de puţine ori mi s-a întamplat să uit să răspund la un mail pentru că efectiv se pierdea în multitudinea de mesaje.

De vreo două-trei saptămâni lucrul ăsta nu mi se mai întamplă, iar soluţia e surprinzător de simplă. Ca prim pas, se creează doua directoare @ACTION şi @WAITING FOR. Am folosit caracterul @ în numele directoarelor doar pentru a fi afişate primele, înaintea celorlalte directoare. Apoi, toate mesajele din Inbox care necesită un răspuns (sau o acţiune oarecare), sunt mutate în @ACTION. Restul mesajelor din Inbox sunt mutate într-un director nou numit Archive. În @WAITING FOR sunt puse mesajele care au nevoie de o acţiune, dar care acţiune nu poate fi făcută imediat, ci... aşa cum îi spune şi numele, se aşteaptă după ceva.

Ok, în momentul de faţă Inbox-ul trebuie să fie zero, iar acţiunile ce trebuie făcute sunt clar delimitate. Când un nou mail soseşte, trebuie doar să mă hotărăsc dacă:

1. răspund pe loc (în cazul în care durează mai puţin de 2 minute)
2. mut mail-ul in @ACTION sau în @WAITING FOR pentru procesare ulterioară
3. email-ul nu are nevoie de nici o acţiune, deci îl mut în Archive

Astfel, ştiu tot timpul ce anume a rămas nefinalizat. Bineînţeles, după ce prelucrez un email din @ACTION, îl mut in Archive.

E incredibil cât de mult contează o asemenea tehnică „rudimentară”. Nu-i aşa că-ţi vine să te întrebi „cum de nu m-am gândit eu la treaba asta”?

Pentru cei îngropaţi în mormane de email-uri, sper să vă fie de folos!